यह एक नए साल के बारे में क्या है जो हम सभी को शुद्ध करने की ललक से भर देता है? कपड़े, पुराने खिलौने- यह आसान सामान है। (यदि इसे धीरे से उपयोग किया जाता है, दान करें, कृपया !) लेकिन वित्तीय कागजी कार्रवाई के ढेर से कैसे निपटें? आपको अपना टैक्स रिटर्न कब तक रखना चाहिए? पुराने चेकबुक रजिस्टर और पे स्टब्स के बारे में क्या? हमने टैप किया न्यूयॉर्क टाइम्स बेस्टसेलिंग लेखक और आयोजन और उत्पादकता सलाहकार जूली मॉर्गनस्टर्न हमें एक बार और सभी के लिए जवाब देने के लिए।
1. टैक्स रिटर्न: 3 साल
पहले, सात साल की सिफारिश थी, लेकिन मॉर्गनस्टर्न का कहना है कि तीन साल काफी हैं। इसका मतलब है कि चालू वर्ष, साथ ही तीन साल पहले, लेकिन सभी को अपने स्वयं के एकाउंटेंट से जांच करनी चाहिए कि क्या तीन साल से अधिक कर कागजी कार्रवाई रखने का कोई कारण है, वह बताती हैं। आउटलेर्स के कुछ उदाहरण: हो सकता है कि आपका तलाक हो गया हो। या हो सकता है कि आपने एक साल में एक घर खरीदा हो जो तीन साल के मार्जिन के ठीक बाहर हो। अपने एकाउंटेंट से पूछें, लेकिन अगर एक महत्वपूर्ण घटना हुई है जिसे आपको वापस संदर्भित करने की आवश्यकता हो सकती है, तो यह पकड़ने लायक हो सकता है, मॉर्गनस्टर्न कहते हैं।
व्यवस्थित करने के लिए प्रो टिप: मॉर्गनस्टर्न प्रत्येक वर्ष के लिए एक एकल फ़ोल्डर स्थापित करने और उस स्थान पर अपने करों की एक प्रति प्रिंट करने का सुझाव देते हैं (यह मानते हुए कि आपने इलेक्ट्रॉनिक रूप से दायर किया है)। वह कहती हैं कि ये फोल्डर आपकी टैक्स रिटर्न रखते हैं, लेकिन आपके द्वारा दावा की गई किसी भी कटौती के लिए बैक अप भी लेते हैं, वह कहती हैं। फिर, एक नए साल की शुरुआत में, साल के लिए सभी कर-संबंधित कागजी कार्रवाई को रखने के लिए एक नया फ़ोल्डर शुरू करें।
2. चेकबुक रजिस्टर: 10 साल तक
यदि आप अभी भी चेक लिखते हैं या कर-संबंधित वर्षों से रजिस्टर हैं, तो उन पिल्लों को लगभग एक दशक तक रखें। मॉर्गनस्टर्न बताते हैं कि चेकबुक रजिस्टर लगभग एक डायरी की तरह होते हैं। न केवल वे एक साल की कहानी हैं, लेकिन यदि आप उन्हें नियमित रूप से उपयोग करते हैं, तो यह महंगी खरीद या सेवाओं के लिए एक संदर्भ है, जिसके लिए आपने रसीदें नहीं रखीं। (साथ ही, ये ऐसे रिकॉर्ड हैं जो डिजिटल रूप से मौजूद नहीं हैं, जिसका अर्थ है कि आपको उन्हें अधिक समय तक रखने की आवश्यकता है।)
व्यवस्थित करने के लिए प्रो टिप: लागू टैक्स रिटर्न फ़ोल्डर में प्रासंगिक चेकबुक रजिस्टर पॉप करें। (आगे कुछ भी आप सभी को एक साथ छिपा सकते हैं।)
3. मासिक बिल: टॉस
आपका बिजली बिल। आपका सेल फोन स्टेटमेंट। मॉर्गनस्टर्न के अनुसार, आगमन पर टुकड़े टुकड़े करना पूरी तरह से ठीक है। इस प्रकार के बिल सभी ऑनलाइन हैं और परिणाम [क्या आपको एक को संदर्भित करने की आवश्यकता है] अपेक्षाकृत छोटे हैं, वह कहती हैं। आप आसानी से ऑनलाइन जा सकते हैं और पता लगा सकते हैं कि आपने पिछले महीने क्या भुगतान किया था—या आपने एक साल पहले क्या भुगतान किया था।
व्यवस्थित करने के लिए प्रो टिप: मॉर्गनस्टर्न का कहना है कि इस सामान से छुटकारा पाने और टुकड़े टुकड़े करने के बारे में सोचें- यह सिर्फ उस चीज के लिए जगह छोड़ देता है जिसे आपको वास्तव में नियमित रूप से एक्सेस करने की आवश्यकता होती है।
4. पे स्टब्स: यह निर्भर करता है
चूंकि अधिकांश कंपनियां स्टब्स को डिजिटाइज करती हैं, इसलिए आपको केवल एक ही समय हार्ड कॉपी तक पहुंचने की आवश्यकता हो सकती है यदि आप अपना पद छोड़ देते हैं। यदि ऐसा संभव लगता है, तो उनका प्रिंट आउट लें या उन्हें फाइलों के रूप में सहेजें। सबसे पहले, एक मजबूत संभावना है कि आपको करों के लिए किसी बिंदु पर उन्हें संदर्भित करने की आवश्यकता होगी, मॉर्गनस्टर्न कहते हैं। लेकिन यहां भी एक कहानी है। मान लीजिए, आप कई नौकरियां रखते हैं या बार-बार नौकरी बदलते हैं। या हो सकता है कि आप एक नियोक्ता के लिए काम करते हैं, एक ब्रेक लेते हैं और फिर लाइन में उनके पास वापस जाते हैं। प्रति घंटा या परियोजना दर जैसे विवरणों का यह आपका एकमात्र रिकॉर्ड है। आपको लगता है कि आप पांच साल के लिए संदर्भित करना चाहते हैं, उस पर पकड़ो।
व्यवस्थित करने के लिए प्रो टिप: मॉर्गनस्टर्न उन्हें पीडीएफ़ में बदलने और डेस्कटॉप फ़ोल्डर में छिपाने का प्रशंसक है।
5. क्रेडिट कार्ड विवरण: टॉस
मॉर्गनस्टर्न कहते हैं, इन पर पकड़ बनाने की कोई जरूरत नहीं है - वास्तव में, पेपरलेस जाने का रास्ता है - क्योंकि सब कुछ इतनी आसानी से ऑनलाइन उपलब्ध है।
व्यवस्थित करने के लिए प्रो टिप: सुनिश्चित करें कि आप व्यक्तिगत खर्चों के लिए और काम के लिए एक अलग कार्ड रखते हैं, इसलिए आपके पास कर या व्यय समय की एक बड़ी राशि नहीं है, वह आगे कहती हैं।
6. सभी अनुबंध: हमेशा के लिए
मॉर्गनस्टर्न कहते हैं, वित्तीय कागजी कार्रवाई जो आपके जीवन में बड़े क्षणों से संबंधित है, हमेशा के लिए फ़ोल्डर में जाना चाहिए। कुछ उदाहरण: एक घर के लिए बिक्री का बिल, आपकी जीवन बीमा पॉलिसी, आपकी कार के लिए प्रारंभिक खरीद कागजी कार्रवाई। इनका प्रिंट आउट निकाल कर अपने पास रख लें।
व्यवस्थित करने के लिए प्रो टिप: उस फ़ाइल कैबिनेट के बारे में सब कुछ (या बेहद संवेदनशील या बदलने में मुश्किल किसी भी चीज़ के लिए लॉकबॉक्स)।
7. ऑनलाइन खरीद के लिए रसीदें: यह निर्भर करता है
मॉर्गनस्टर्न के अनुसार, आपको अपने आइटम को आने में कम से कम उतना समय तक डिजिटल रिकॉर्ड रखना चाहिए। बेशक, खरीदारी या वापसी विंडो के आकार के आधार पर, आप उस सीमा को बढ़ा सकते हैं।
व्यवस्थित करने के लिए प्रो टिप: हर बार जब आप कोई आदेश देते हैं, तो आपको एक ईमेल पुष्टिकरण प्राप्त होता है, इसलिए मेरी सलाह है कि आप अपने इनबॉक्स में एक फ़ोल्डर सेट करें जो कहता है कि 'आदेश दिया गया' और एक 'आदेश प्राप्त हुआ' कहता है। जब कुछ आता है, तो इसे एक फ़ोल्डर से दूसरे फ़ोल्डर में ले जाएं ताकि इसे चेक किया जा सके और ट्रैक किया जा सके।
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